Guía de uso del portal — StateFlowAI

Esta guía está pensada para ayudarte a entender cómo moverte dentro del portal con criterio, especialmente si estás entrando por primera vez o si vas a usarlo en un contexto de validación, piloto u operación controlada.

La idea no es solo enumerar secciones. La idea es explicar qué conviene mirar primero, qué decisiones suelen tomarse desde cada módulo y qué errores es mejor evitar desde el principio.

Qué puedes hacer desde el portal

Según tu rol y los permisos disponibles, el portal puede servirte para:

• confirmar el tenant o workspace con el que estás trabajando,
• revisar tu rol efectivo y el alcance de tus permisos,
• entrar a demos o casos guiados,
• operar modelos desde la interfaz,
• gestionar miembros, accesos y usuarios,
• administrar app tokens para integraciones,
• revisar licencias y estado general de operación,
• acceder a material de soporte, documentación y herramientas administrativas.

No todas las personas ven lo mismo, y eso es intencional. La interfaz refleja el rol disponible, el tenant activo y los módulos que la instancia tenga expuestos.

Qué conviene hacer en el primer ingreso

Cuando entras por primera vez, o cuando vuelves después de un cambio de permisos, conviene hacer este recorrido corto:

1. confirmar sesión activa, para asegurarte de que estás trabajando con la cuenta correcta,
2. revisar el tenant o workspace visible, para evitar operar sobre otro contexto,
3. validar el rol efectivo, especialmente si vienes de una promoción, una democión o un cambio administrativo reciente,
4. ubicar el objetivo de la sesión, por ejemplo demo, operación, soporte, integración o administración.

Ese chequeo de un minuto evita muchos errores posteriores.

Cómo leer las secciones del portal

Aunque la estructura exacta puede variar según la instancia, en general conviene pensar el portal por funciones.

Resumen o vista principal

Es el mejor lugar para orientarte. Normalmente te permite confirmar contexto, ver accesos disponibles y entender rápidamente desde dónde estás trabajando.

Si algo no coincide con lo esperado, por ejemplo el tenant, el rol o la visibilidad de ciertos módulos, conviene detectarlo aquí antes de avanzar.

Demos o casos guiados

Esta área es útil cuando estás validando el producto, mostrando capacidad a un tercero o explicando cómo se comporta la plataforma en un escenario controlado.

La recomendación práctica es usar demos para conversación, validación y aprendizaje, y reservar los módulos operativos para trabajo real.

Modelos

Aquí suele ocurrir el trabajo más importante desde la perspectiva técnica. Es donde se consultan, ejecutan o revisan modelos según el diseño de la instancia.

Antes de operar en esta sección, conviene tener claro:

• qué modelo estás usando,
• si estás en entorno de prueba o en un caso real,
• qué salida esperas obtener,
• quién va a interpretar el resultado.

Accesos, miembros y usuarios

Estas secciones son relevantes cuando la plataforma ya forma parte de una operación compartida y no de una prueba individual.

Desde aquí normalmente se ordena quién puede ver, administrar o ejecutar determinadas funciones. La mejor práctica es tratar estos módulos como parte del gobierno operativo, no como un detalle secundario.

Tokens y automatización

Si necesitas integrar StateFlowAI con otro sistema, el portal suele ser el punto de partida para crear y revisar app tokens.

La recomendación es simple: usar el portal para gobernar el acceso y la API para automatizar el uso.

Licencias, seguridad y administración

Estas áreas suelen ser menos frecuentes en el día a día, pero son clave cuando el caso empieza a madurar. Sirven para ordenar el uso, revisar capacidad disponible y dar trazabilidad a cómo se está utilizando la plataforma.

Flujo recomendado según objetivo

Si estás evaluando el producto

• entra al portal,
• confirma contexto y permisos,
• usa demos o casos controlados,
• identifica qué parte del valor es comprensible para el equipo,
• toma nota de dudas funcionales antes de hablar de integración.

Si ya estás operando un piloto

• valida tenant y rol al entrar,
• revisa el modelo o flujo objetivo,
• confirma que el equipo relevante tenga acceso,
• usa tokens solo si ya está claro qué automatización se necesita,
• documenta qué decisiones salen del portal y cuáles siguen siendo humanas.

Si estás administrando una cuenta o tenant

• revisa usuarios y membresías con orden,
• evita dar permisos más amplios de lo necesario,
• confirma licencias antes de ampliar uso,
• usa una lógica consistente al crear accesos para personas y sistemas.

Buenas prácticas que conviene mantener

• confirmar siempre el tenant activo antes de operar,
• verificar el rol efectivo cuando hubo cambios recientes,
• usar la interfaz para tareas humanas y la API para tareas repetibles,
• crear tokens con alcance mínimo,
• separar entornos, casos o integraciones cuando haga falta trazabilidad,
• evitar usar el mismo acceso para personas y automatizaciones.

Qué hacer si algo no aparece o no coincide

Si una sección no aparece, o si algo parece “faltante”, normalmente la causa está en uno de estos puntos:

• tu rol no tiene permiso para ver esa capacidad,
• estás autenticado en otro tenant o workspace,
• tu sesión todavía refleja un contexto anterior,
• la instancia no expone ese módulo,
• el flujo que buscas corresponde a API y no a UI.

Cuando eso ocurra, no conviene adivinar. Lo correcto es volver a validar contexto, permisos y objetivo de uso antes de asumir que el sistema falló.

Criterio general para usar bien el portal

Una buena forma de pensar el portal es esta: no es solo una pantalla para “hacer clic”. Es la capa donde se vuelve visible el gobierno operativo de la plataforma.

Si se usa con disciplina, ayuda a reducir errores, ordenar accesos y hacer que el paso de piloto a operación sea bastante más limpio.